Client

• Gestion des clients et de ses contacts;
• Gestion des propriétés du client;
• Validation de l'adresse des clients;
• Validation automatique d'une saisie en double possible;
• Recherche des voisins des clients par rue, ville, code-postal et proximité sur la carte;
• Gestion des appels des clients avec suivi;
• Envois de courriels et publipostage par lot;
• Gestion de ses superficies et de ses arbres et arbustes;
• Gestion des documents externes directement dans sa fiche;
• Visualisation simple et rapide du coût des services offerts selon ses informations saisies;
• Accès rapide à tous ses contrats, factures, paiements, etc.
• Gestion de ses cartes de crédit et de ses informations pour le préautorisé, tous encryptés dans la base de données;
• Banque du client : argent mise de côté;
• État de compte du client; et
• Synchronisation des clients avec Acomba.

Contrat

• Gestion des contrats;
• Génération des contrats par lot selon vos critères;
• Gestion des gabarits de contrats;
• Gestion des propositions du contrat avec affichage personnalisé;
• Gestion des services et des plans de services du contrat;
• Gestion des factures du contrat;
• Générateur de factures liées aux services du contrat avec possibilité de versements;
• Générateur de factures globales du contrat avec possibilité de versements;
• Renouvellement des contrats par lot avec possibilité d'augmentation;
• Renouvellement automatique des contrats désirés;
• Gestion des documents externes du contrat; et
• Visualisation simple des services versus les factures pour balancer.

Service / Plan de services

• Gestion des services d'un plan de services;
• Gestion des bons de travail;
• Gestion des superficies du service;
• Gestion des arbres et arbustes du service;
• Gestion des produits du service avec mise à jour automatique de l'inventaire;
• Gestion des rabais du service;
• Type de service à taux horaire, à montant fixe, calculé par superficie ou calculé par arbres et arbustes;
• Statistiques du temps estimé versus le temps réel; et
• Gestion des notes aux techniciens.

Parcours

• Optimisation des parcours;
• Gestion des itinéraires dynamiques;
• Gestion des itinéraires fixes;
• Visualisation des itinéraires sur une carte routière avec instructions; et
• Génération des bons de travail aux besoins des services tel que le déneigement.

Production

• Gestion des bons de travail;
• Gestion des équipes d'exécution avec le chef d'équipe;
• Gestion du chargement du véhicule utilisé;
• Gestion des autres services exécutés et produits utilisés;
• Gestion des conditions;
• Génération automatique des factures des services à l'heure une fois complété; et
• Saisie rapide de la production à l'aide du lecteur à code-barres 2D.

Facture

• Gestion des factures et ses versements;
• Personnalisation des détails de la facture;
• Lier une facture à un service pour sa remise lors de la production;
• Générateur de versements;
• Saisie rapide du paiement de la facture ou de certains versements;
• Gestion des paiements de la facture;
• Gestion des ajustements de la facture;
• Envoi par courriel ou impression des factures par lot;
• Renversement d'une facture;
• Placer une facture dans les mauvaises créances; et
• Exportation des factures par lot dans Acomba.

Paiement

• Gestion des paiements et des paiements d'avances;
• Génération automatique des paiements par carte de crédit et par préautorisés;
• Génération du fichier utilisé pour les débits préautorisés selon les normes de l'Association Canadienne de la Paie (ACP);
• Dépôt des paiements;
• Mise en banque du client ou remboursement de l'excédent d'un paiement;
• Gestion de la carte de crédit du paiement avec encryption des données;
• Effectuer vos paiements par carte de crédit directement en ligne sans passer par un périphérique;
• Envoyer par courriel et imprimer le reçu de paiement avec les informations de la transaction par carte de crédit;
• Fermeture de mois; et
• Exportation des paiements et des paiements d'avances par lot dans Acomba.

Dépôt

• Création automatique des dépôts des paiements;
• Impression du bordereau de dépôt pour le dépôt des chèques à la banque;
• Répartition des montants selon le type de paiement : paiement, paiement d'avance, remboursement par chèque, excédent mise en banque du client, etc.
• Exportation des dépôts par lot dans Acomba en tant qu'inscription de type dépôt, écriture et chèque selon la répartition des montants; et
• Officialisation du paiement des paiements d'avances dans Acomba.

Ajustement

• Gestion des ajustements;
• Création automatique des ajustements pour les sans provision (NSF);
• Création automatique des ajustements pour les mauvaises créances;
• Création automatique des ajustements pour simuler les paiements d'avances, car Acomba n'accepte pas de paiement sans facture;
• Création d'un ajustement de type crédit ou autres frais sur n'importe quel compte GL;
• Impression détaillée de la liste des ajustements; et
• Exportation des ajustements par lot dans Acomba.

Employé

• Gestion des départements;
• Gestion des plages horaires des employés;
• Gestion des équipes;
• Gestion des employés;
• Gestion des droits d'accès au système;
• Gestion des fournitures / équipements de l'employé;
• Gestion des notes de l'employé : absences, congés, etc.;
• Gestion des documents externes des employés; et
• Synchronisation des employés et des vendeurs avec Acomba.

Véhicule

• Gestion des véhicules;
• Gestion des réservoirs et leur emplacement;
• Chargements des véhicules avec mise à jour automatique de l'inventaire; et
• Gestion des dépenses des véhicules.

Produit

• Gestion des produits : vente, chargement et carburant;
• Gestion des transactions du produit : achat, utilisation, transfert et vente;
• Gestion des prix de vente par quantité; et
• Synchronisation des produits et de l'inventaire avec Acomba.

Configuration de base

• Affichage instantanée de la langue du système en français ou en anglais;
• Gestion des compagnies avec leur propre synchronisation;
• Gestion des succursales avec leur propre logo et thème de couleurs;
• Gestion des comptes bancaires;
• Gestion des niveaux de sécurité;
• Gestion des tarifications;
• Gestion des options de la compagnie et personnalisation des champs;
• Gestion des services / plans de services de base;
• Gestion des villes (8'438 prédéfinies), des provinces / états (64 prédéfinis), des pays et des langues du client et des lettres;
• Gestion des comptes GL, des taxes, des groupes de taxes, des méthodes de paiement et des rabais;
• Importation des comptes GL de Acomba;
• Gestion des gabarits de lettres / courriels;
• Gestion des statuts et des catégories de statuts des clients et des appels;
• Gestion des arbres et arbustes, et des équipements (machineries);
• Gestion des tables de valeurs des services;
• Gestion des méthodes d'approbation des contrats et des raisons d'annulation;
• Gestion des rapports externes créés avec Crystal Reports;
• Historique de créations, de modifications, d'actions et des suppressions sur toutes fiches;
• Personnalisation de la taille des fenêtres, des colonnes et de l'ordre des colonnes par utilisateur connecté; et
• Encore plus...

USoftCRM a été conçu à l'origine pour les compagnies de gestion des espaces verts et d'extermination. Cependant, il peut très bien s'adapter à bien d'autres domaines. Voici une liste d'exemples de services que l'on pourrait offrir avec ce système :

• Services de traitement de pelouse;
• Services de traitement des arbres et des arbustes;
• Services de tonte de pelouse;
• Services de déneigement;
• Services d'extermination;
• Services de livraison;
• Services de camionnage;
• Services de plomberie;
• Services de formation;
• Services de support informatique et de réseautage;
• Bref, pratiquement n'importe quel domaine de vente de services !